ชื่อผลงาน “การปรับปรุงระบบการแจ้งเวียนหนังสือราชการโดยประยุกต์ใช้ Application Canva”

1. บทคัดย่อ

     การปรับปรุงกระบบการแจ้งเวียนหนังสือราชการโดยประยุกต์ใช้ Application Canva ดำเนินการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1.ให้บุคลากรของคณะได้รับข้อมูลข่าวสารอย่างทั่วถึง 2.ลดระยะเวลาในการอ่านหนังสือแจ้งเวียน 3.เพิ่มความน่าสนใจของเนื้อหาในหนังสือเวียนให้ น่าอ่าน เนื่องจากเป็นการนำเสนอที่สรุปใจความแล้วการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารด้วย Application Canva เป็นการประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ เข้าถึงบุคลากรทุกกลุ่ม ใช้งานง่าย สวยงาม อ่านเข้าใจง่ายเป็นการสรุปใจความที่สั้น กะทัดรัด อีกทั้งสามารถสร้างสื่อการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ เช่น Presentation Poster  Card เป็นต้น

2. บทนำ

     ด้วยงานบริหารทั่วไป คณะวิศวกรรมศาสตร์ มีหน้าที่รับผิดชอบการบริหารจัดการเอกสารราชการของหน่วยงาน หนึ่งในภารกิจที่สำคัญคืองานด้านการประชาสัมพันธ์ แจ้งเวียนหนังสือราชการและการแจ้งเวียนข้อมูลข่าวสารทั่วไปของคณะ โดยจากระบบเดิมเป็นการดำเนินการผ่านแฟ้มหนังสือแจ้งเวียน ต่อมามหาวิทยาลัยได้พัฒนาระบบสารสนเทศกลาง มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (UBU Data Management System) โดยดำเนินการในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งระบบ อย่างไรก็ตามปัญหาในการใช้งานที่พบคือ บุคลากรบางส่วนยังไม่ได้รับข้อมูลข่าวสารอย่างทั่วถึง ทั้งนี้จากการวิเคราะห์หาปัญหาพบว่าสาเหตุหลักๆ ได้แก่

1. เรื่องที่แจ้งเวียนมีจำนวนมาก
2. เอกสารแต่ละเรื่องมีจำนวนหลายแผ่นส่วนใหญ่มีเนื้อหามาก
3. การสแกนเอกสารบางฉบับไม่ชัดเจน ทำให้ผู้อ่านไม่สนใจ

            ดังนั้น งานบริหารทั่วไป จึงเห็นว่าควรมีการปรับปรุงรูปแบบวิธีการการประชาสัมพันธ์ข่าวสารให้น่าสนใจ ซึ่งหลังจากได้รับการอบรมให้ใช้ Application Canva  จึงได้นำ Application Canva มาประยุกต์ใช้ในการประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ ภายในคณะ ทำให้การประชาสัมพันธ์ข่าวสารมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น และสามารถสื่อสารข้อมูลข่าวสารได้อย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

3. วัตถุประสงค์

3.1 เพื่อปรับปรุงรูปแบบวิธีการแจ้งเวียนข้อมูลข่าวสารให้แก่บุคลากร

3.2 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการส่งข้อมูลข่าวสารภายในองค์กร

3.3 เพื่อลดระยะเวลาในการอ่านหนังสือและเพิ่มความน่าสนใจของเนื้อหา

4.วิธีการเครื่องมือ

     มีขั้นตอนในการดำเนินงาน ดังนี้

แสดงได้ตามรูปภาพตัวอย่าง ดังนี้

รูปที่ 1 เปรียบเทียบรูปแบบการประชาสัมพันธ์ขอความร่วมมือรักษาความปลอดภัยในช่วงวันหยุดยาว (แบบเดิม/แบบใหม่)

รูปที่ 2 ประชาสัมพันธ์การงดจ่ายกระแสไฟฟ้าเป็นการชั่วคราว(แบบเดิม/แบบใหม่)

รูปที่ 3 ขอเชิญประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักงานฯ (แบบเดิม/แบบใหม่)

 

5.2 ผลการรวบรวมข้อมูล

     ผลการสำรวจข้อมูลการใช้งานระบบประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารด้วย Application Canva ตั้งแต่เดือนธันวาคม 2564 ถึงเดือน กรกฎาคม 2565 เป็นดังนี้

ตารางที่ 1 แสดงผลการดำเนินงานในการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสาร

กิจกรรม	จำนวนที่แจ้งเวียน	จำนวนที่แจ้งเวียนโดย canva	คิดเป็นร้อยละ
1. จำนวนครั้งในการประชาสัมพันธ์	46	46	100
ความคิดเห็นของบุคลากร	จำนวนบุคลากรที่ตอบ	จำนวนบุคลากรพึงพอใจ/รับรู้	คิดเป็นร้อยละ
2. ร้อยละความพึงพอใจต่อกระบวนการ	80	76	95
3. ร้อยละการรับรู้ข้อมูลข่าวสาร	80	77	96.25
4. ร้อยละการรับรู้จำนวนเรื่องในการประชาสัมพันธ์	24	24	100

 

รูปที่ 1 แผนภูมิแสดงผลการดำเนินงาน

 

อธิบายผล

     จากการดำเนินงานในช่วงเดือนธันวาคม 2564 ถึงเดือน กรกฎาคม 2565 พบว่างานบริหารทั่วไป ทำการประชาสัมพันธ์ 46 ครั้ง มีผลความพึงพอใจร้อยละ 95 และมีการรับรู้ข้อมูลข่าวสารร้อยละ 96.25จากจำนวนผู้ตอบคำถามทั้งสิ้น 80 คน และมีการรับรู้จำนวนเรื่องที่ประชาสัมพันธ์ร้อยละ 100 จากจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามทั้งสิ้น 24 คน โดยมีข้อเสนอแนะ คือ ให้เพิ่มลิงก์ (Link) หรือ คิวอาร์โคด (QR Code) ของเอกสารนั้น หากมีรายละเอียดที่สำคัญ และควรมีข้อความเกริ่นนำถึงเรื่องที่จะประชาสัมพันธ์ เพื่อให้ผู้อ่านได้ทราบว่าเรื่องนั้นเกี่ยวข้องกับตนเองหรือไม่ก่อนคลิกเข้าไปอ่าน อีกทั้งควรเพิ่มรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาเพื่อให้น่าสนใจมากยิ่งขึ้น

6. สรุป

          การใช้ Application Canva เป็นเครื่องมือในการทำงาน สามารถลดภาระการทำงานในเรื่องการประชาสัมพันธ์ และทำให้การประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ ภายในคณะมีประสิทธิภาพ บุคลากรของคณะได้รับข้อมูลข่าวสารอย่างรวดเร็ว เข้าใจในข้อมูลข่าวสารได้ดี และทำให้การสนองตอบต่อข้อมูลข่าวสารมีประสิทธิภาพ ทำให้การดำเนินการตามภารกิจของคณะประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ พันธกิจ และเป้าหมายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์ หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact)

1. ใช้ประโยชน์ได้กับทุกส่วนงาน เนื่องจากเป็น Application ที่ใช้ได้ง่าย มีหลากหลายรูปแบบมีแบบที่เป็นมาตรฐาน และแบบที่ให้ผู้ใช้สามารถกำหนดขนาดเองได้

2. สามารถทำเป็น Infographic เพื่อนำเสนอผลงาน หรือประกอบการทำคู่มือได้

3. สามารถประยุกต์หรือดัดแปลงเนื้อหาไปจัดทำเป็นโปสเตอร์เพื่อประชาสัมพันธ์อีกช่องทางหนึ่งได้

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ